Sebagai salah satu fasilitas khusus yang bersifat tetap, gudang dirancang untuk membantu mencapai target tingkat pelayanan yang baik dengan total biaya yang paling rendah. Gudang juga menjadi sebuah sistem logistik dari sebuah perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi material/produk yang disimpan sampai barang tersebut diminta sesuai dengan jadwal produksi.

Berbicara tentang jadwal produksi, tentunya di dalam gudang Anda akan mengenal istilah Manajemen Gudang (Warehouse Management) yang berarti suatu tatanan untuk mengelola pergudangan dan pendistribusian barang-barang agar barang yang tersimpan tetap dalam keadaan baik dan didistribusikan kepada para peminta atau pelanggan pada waktu spesifik dan jumlah yang tepat.

Manfaat dari sebuah manajemen gudang antara lain menjaga kualitas dan kuantitas logistik dan peralatan, penataan logistik dan peralatan, peningkatan pelayanan distribusi, menyediakan data dan informasi yang akurat, aktual, dan akuntabel, kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan, serta menertibkan proses administrasi.

Manajemen barang di gudang jika disederhanakan memang berupa tempat menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang dari suatu perusahaan. Namun, bukan berarti hal tersebut dapat dengan mudah dilakukan. Ada beberapa trik khusus yang perlu Anda perhatikan agar manajemen barang di gudang ini dapat dilakukan dengan mudah seperti berikut:

Memiliki Gudang Penyimpanan

Ketika Anda ingin mengatur dan mengelola stok barang di gudang, pastikan Anda sudah menyiapkan tempat khusus untuk menyimpan stok Anda tersebut. Meskipun bisnis Anda terbilang masih cukup kecil, sebaiknya Anda sudah mempersiapkan tempat khusus tersebut untuk menimbun stok tersebut.

Jika memang belum memadai, Anda bisa menggunakan sebuah etalase, rak gudang, dan juga memanfaatkan barang bekas seperti kardus untuk menyimpan persediaan barang dagangan Anda.

Mempersiapkan Data Seakurat Mungkin

Poin utama yang pastinya akan Anda gunakan dan butuhkan di dalam semua hal yang berkaitan dengan manajemen tentunya data seakurat mungkin. Ketika Anda ingin memulai untuk mengelola stok barang di gudang, pastikan Anda sudah menugaskan satu orang khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan segala jenis pencatatannya, seperti mencatat stok yang masuk dan keluar.

Dalam hal mengumpulkan data, seseorang yang bertanggung jawab mencatat, Ia juga bisa dibantu dengan sebuah program pendukung agar pencatatan yang dihasilkan lebih akurat. Tujuan dari hal ini dilakukan adalah agar Anda mengetahui terlebih dahulu data dari periode sebelumnya, lalu menentukan target pemasaran serta ramalan (forecast) penjualan pada periode saat ini.

Beberapa perusahaan distributor atau produsen sekalipun sudah menggunakan sistem pre-order dan data pesanan yang masuk dijadikan sebagai landasan untuk menentukan angka persediaan. Guna mengembangkan bisnis distributor yang masuk, Anda juga harus melakukan diskusi dan berkonsultasi lebih dalam dengan tim pemasaran ketika ingin menentukan angka persediaan stok Anda.

Membuat Forecast Persediaan

Setelah Anda telah mengumpulkan data input dan output barang, langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah membuat forecast atau perkiraan persediaan stok barang berupa berapa jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode ini. Hal ini bukan tahap yang mudah bila Anda memiliki penjualan produk dengan jenis yang bermacam-macam.

Hal tersebut menjadi sulit karena dalam langkah ini Anda harus menentukan jumlah per item yang Anda. Perhitungan ini akan menjadi mudah jika bisnis Anda dibantu dengan sebuah sistem manajemen penjualan dan inventaris yang terpadu, seperti milik Pawoon.

Melalui sistem ini Anda bisa membuat manajemen stok Anda secara ringkas dan lengkap, mulai dari pengurangan, penambahan, dan pemindahan stock dapat dikontrol dengan lebih baik.

Dalam manajemen gudang, Anda juga harus membuat sebuah jadwal mengenai persediaan barang tersebut. Dalam kata lain, Anda harus menentukan jadwal pembelian persediaan dan jadwal persediaan barang Anda tersebut kapan akan keluar dari gudang.

Memberikan Kode di Setiap Barang Anda

Pemberian kode pada tiap barang akan sangat membantu Anda ketika melakukan penjualan barang. Sehingga Anda dan pelanggan tidak bingung ketika melakukan transaksi. Sebagai contoh, jika ada seorang pelanggan yang membeli baju dengan kode HJ berwarna hijau, maka Anda sebagai penjual akan secara langsung paham dengan apa yang ditanyakan dan dipesan oleh pelanggan.

Jika barang-barang Anda tidak diberikan kode, maka transaksi yang akan dilaksanakan pun terasa lebih sulit dan dapat mengurangi citra perusahaan Anda di mata pelanggan. Selain itu, kode juga akan membantu Anda ketika menata barang di gudang milik Anda.

Sederhananya seperti ini, jika Anda memiliki persediaan barang sebanyak 50 baju dengan kode 001-050, maka Anda bisa membuat 5 box atau kotak dengan masing-masing kotak berisi beberapa urutan kode saja. Kode 001-005 berada di kotak I, kode 006-010 ada di kotak 2, dan seterusnya. Nah, ketika ada seseorang pelanggan yang memesan barang dengan kode 003, maka Anda hanya perlu pergi ke kotak nomor 1, praktis dan mudah bukan?

Pisahkan Stok Baru dan juga Stok Lama

Mencampur aduk stok baru dan lama hanya akan membuat Anda bingung ketika Anda melakukan pencatatan dan pengecekkan stok barang. Ketika ada kedua barang ini, ada baiknya Anda memisahkan stok lama dan stok baru, agar Anda mudah menemukan berapa jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual. Anda juga bisa menyediakan satu tempat khusus untuk stok baru Anda untuk menghindari tercampurnya stok barang yang baru dan juga yang lama.

Lakukan Pengecekan Sebelum Barang Disimpan

Langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa Anda selalu melakukan pengecekan barang sebelum memasukkannya ke dalam rak barang, pengecekan ini bisa Anda lakukan sebelum pemberian kode. Agar Anda bisa mengetahui ada atau tidaknya barang yang dicatat dalam tumpukan stok barang Anda.

Pengecekan ini juga bisa membantu Anda barang mana yang mengalami kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum Anda memutuskan untuk menyimpannya. Khusus untuk barang-barang yang cacat, Anda bisa mengumpulkannya ke dalam satu tempat lain dan jangan lupa pula untuk memberikan tanda atau catatan kecil mengenai keterangan cacat pada bagian mana atau lainnya.

Khusus bagi Anda yang merupakan penjual reseller, Anda bisa mengembalikan barang tersebut kepada supplier atau pemasok Anda. Namun, jika Anda memproduksi barang dagangan Anda sendiri, sebaiknya Anda tidak menjual barang dalam kondisi cacat.

Melakukan Pencatatan secara Rutin

Pencatatan persediaan secara rutin dilakukan setiap ada barang yang masuk, pindah tempat, dan barang keluar. Anda bisa melakukan stok opname secara berkala sesuai kebutuhan untuk membantu Anda dalam melakukan manajemen stok barang di gudang.

Stock Opname merupakan proses berkala yang dilakukan untuk menghitung fisik barang dagangan dan persediaan yang sebenarnya dimiliki oleh sebuah bisnis, yang lalu kemudian hasilnya tersebut dibandingkan dengan jumlah yang ada di dalam catatan persediaan.

Anda juga bisa menggunakan sistem kasir online yang ditawarkan oleh Pawoon untuk melakukan pencatatan persediaan secara rutin. Melalui sistem Pawoon, Anda akan mendapatkan laporan penjualan yang rutin, memahami tren penjualan, dan juga sistem yang dapat menyimpan semua data yang tersimpan aman di dalam cloud, sehingga dapat Anda akses kapanpun dan dimanapun selama adanya koneksi internet.

Meskipun tidak ada internet, Pawoon juga dapat diakses tanpa internet. Karena sistem ini secara otomatis akan mengsinkronisasikan data-data Anda ketika sudah kembali terhubung dengan internet. Praktis dan mudah bukan?

Nah itulah beberapa cara sederhana yang dapat Anda lakukan untuk mengelola stok barang di gudang milik Anda.

Dalam melakukan pengelolaan barang di gudang, Anda juga dibutuhkan beberapa analisa untuk menghindari Anda dari hal-hal yang merugikan. Analisa tersebut berupa:

– Pastikan Anda mengetahui dan mengenal jenis barang dagangan yang disimpan dan cara merawatnya
– Terapkan sistem administrasi dan dokumentasi yang mampu memonitor arus keluar, masuk, dan penambahan stok barang Anda
– Tetapkanlah cara dan prosedur penyimpanan, sehingga barang Anda dapat bertahan di gudang sebelum adanya pengiriman atau permintaan dari pelanggan
– Anda bisa menerapkan sistem random check baik itu harian atau mingguan, jika stok barang yang disimpan terdiri dari beberapa jenis barang.

Ketika Anda ingin dapat menganalisa semua hal tersebut, kini Pawoon sudah menyediakan pelayanan khusus untuk membuat manajemen persediaan barang milik usaha Anda. Pawoon dapat Anda akses secara online dan juga offline, sehingga dapat memudahkan Anda untuk mengetahui semua data, termasuk transaksi penjualan secara real-time tanpa ada satu transaksi yang terlewatkan sedikit pun.