6 Tips untuk Mengelola dan Mengatur Stok Barang dengan Efektif

Mengelola stok barang adalah salah satu hal terpenting dalam bisnis. Jika jumlah stok barang yang sedikit tentunya masih mudah untuk dikelola. Tetapi bagaimana bila bisnis anda mulai berkembang dan stok barang yang dikelola pun semakin banyak hingga mencapai angka ribuan. Pastinya itu bukan lagi hal yang mudah untuk dikerjakan.

“Pengelolaan stok barang yang tidak efisien akan menghasilkan keuntungan yang kurang maksimal”

Pada saat anda tidak mengelola stok barang dengan baik maka kemungkinan hal-hal seperti kelebihan/kekurangan barang, kehilangan barang dan terganggunya jadwal pengiriman akan terjadi. Jika hal ini terus terjadi kemungkinan anda akan mengalami kerugian. Menghindari akan hal itu, berikut ini 6 tips mengelola stok barang dengan efektif.

1.  Atur Tempat Penyimpanan agar Lebih Efisien

Tempat penyimpanan yang baik dimulai dari menata barang agar menjadi lebih rapi. Ketika anda menyusun barang-barang dengan teratur, maka pengambilan barang akan lebih mudah dan kemungkinan rusaknya barang akan berkurang. Selain itu anda juga tidak kesulitan untuk mencari barang yang dibutuhkan.

Jika anda memiliki banyak jenis barang maka pisahkan sesuai jenis dan kategori barang tersebut. Letakkan barang anda dalam rak-rak dan berilah label kepada tiap-tiap rak sesuai dengan kategori yang ada. Sediakan juga rak khusus untuk barang yang sering terjual dan pindahkan ke tempat yang mudah diakses agar memudahkan pengambilan barang.

“Pengaturan tempat penyimpanan yang rapi akan meningkatkan efisiensi pengambilan barang”

2.  Membuat Daftar dan Jumlah Stok Barang

Daftar dan jumlah stok barang adalah informasi penting yang harus anda ketahui setiap saat. Karena dengan informasi tersebut, anda dapat mengontrol aktivitas inventaris. Anda juga bisa menganalisis barang mana yang sering terjual dan mana yang sudah mulai menumpuk karena tidak kunjung terjual, sehingga anda dapat melakukan tindakan tepat dan sesuai dengan keadaan stok barang yang ada.

Contohnya, ketika anda sudah mulai kekurangan stok dan anda segera tahu kapan barang ini harus segera ditambah. Apalagi vendor anda membutuhkan waktu untuk memproses pemesanan, anda akan mempunyai waktu untuk memesan barang tersebut.

Untuk mendapatkan informasi tentang daftar dan jumlah stok barang dengan lebih akurat, anda butuh mencatat setiap pergerakan keluar-masuk barang. Pencatatannya dapat anda lakukan dengan cara tradisional dengan melalui formulir atau secara digital dengan menggunakan aplikasi.

“Daftar dan jumlah stok barang yang real-time adalah informasi penting yang anda harus ketahui setiap saat”

3.  Memperkirakan Pergerakan Stok Barang (Forecasting)

Salah satu hal yang harus anda lakukan adalah memperkirakan pergerakan stok barang atau membuat forecast. Artinya anda harus lebih dulu mengetahui jumlah stok barang yang akan dibutuhkan pada beberapa waktu ke depan. Apalagi jika anda menjual berbagai macam jenis barang tentunya ini akan sangat membingungkan. Akan tetapi ini adalah hal yang harus anda lakukan agar nantinya tidak terjadi kekurangan maupun kelebihan barang. Dengan forecasting anda dapat menyiapkan stok yang cukup di periode berikutnya. Hal ini tentunya akan menjaga stabilitas pada usaha yang anda jalani.

Contohnya jika pada bulan lalu anda berhasil menjual barang sebanyak 15 pcs maka pada bulan selanjutnya anda membutuhkan barang mungkin setidaknya 15 - 20 pcs. Ketika barang anda laku hingga persediaan habis pada setengah periode yang lalu, berarti anda perlu kira-kira 2 kali lipat dari sebelumnya. Sebaliknya pada saat penjualan sedang sepi anda perlu mengurangi pembelian terhadap barang tersebut.

Buatlah daftar penjualan barang per periode dan daftar perkiraan penjualan barang untuk beberapa periode ke depan, sehingga anda memenuhi kebutuhan pelanggan.

“Dengan forecasting anda dapat menyiapkan stok yang cukup di periode berikutnya”

4.  Melakukan Pengecekan Barang (Stok Opname) Secara Berkala

Dalam tempat penyimpanan seringkali terjadi hal yang tidak kita inginkan seperti barang hilang, rusak, atau dipindahkan tanpa anda tahu. Alhasil informasi tentang jumlah stok yang anda punya berbeda dengan jumlah stok fisik yang ada di gudang. Apalagi dengan jumlah barang yang sangat banyak di dalam gudang yang besar.

Lakukanlah pengecekan barang secara berkala. Lihat apakah barang yang ada di gudang masih sesuai dengan informasi dalam laporan yang anda pegang. Ini bertujuan agar anda dapat mengetahui ketika ada barang yang hilang dan rusak secara periodik.

“Dengan Stok Opname anda bisa mengetahui barang mana yang hilang dan rusak atau yang tidak sesuai dengan laporan inventaris”

5.  Memberikan Kode untuk Setiap Barang

Berikanlah kode untuk setiap barang yang ada, terlebih bila anda menjual berbagai macam jenis barang dengan banyak warna, motif atau model. Kode pada setiap barang membantu anda untuk mengetahui jenis barang yang lebih spesifik pada saat penjualan. Misalnya untuk membedakan warna kode yang diberikan adalah Hijau = HJ, Putih = PT, Merah = MR, dst.

Contoh nyata yaitu ketika dalam penjualan ada seorang pelanggan yang membeli baju hitam dengan kode HTM, maka anda sebagai penjual langsung mengetahui bahwa kaos yang dibeli pelanggan adalah kaos yang berwarna hitam. Jika anda tidak memberikan kode terhadap barang yang begitu banyak maka kemungkinan anda akan mengalami kesulitan dalam mencari barang tersebut. Bayangkan jika anda hanya mengandalkan nama barang, berapa panjang nama yang anda akan pakai ketika menggambarkan satu barang yang spesifik? Hal ini nanti akan merepotkan anda. Selain itu dengan menggunakan kode anda bisa menghasilkan barcode yang bisa dipindai dengan barcode scanner.

“Kode pada setiap barang membantu anda untuk mengetahui jenis barang secara spesifik”

6.  Menggunakan Aplikasi Pengelolaan Stok Barang

Mengelola stok barang dalam jumlah yang banyak tentu sangat merepotkan bila anda hanya memakai pulpen dan kertas. Karena cara yang seperti itu rawan akan kesalahan. Contohnya seperti kertas laporan yang tercecer, tercampur dengan dokumen lain, dan bahkan tidak bisa melacak setiap aktivitas yang dilakukan dalam gudang atau tempat penyimpanan.

Gunakanlah aplikasi yang dapat membantu anda mengatur stok anda dalam gudang. Dengan begitu pencatatan seperti keluar-masuk barang, pemindahan barang dan pengecekan barang bisa dilakukan dengan mudah. Selain itu dokumen dari setiap aktivitas dalam gudang akan tercatat dalam sistem sehingga membuat pekerjaan menjadi lebih menghemat waktu, tenaga dan biaya. Cobalah untuk menggunakan sistem ERP.

“Pengelolaan stok barang akan lebih mudah dengan menggunakan aplikasi ERP”

Pengelolaan stok adalah salah satu faktor yang krusial dalam perusahaan. Terlebih bagi anda yang menjalankan bisnis penjualan barang. Karena hal ini juga berkaitan dengan kelancaran bisnis anda. Pengelolaan stok barang yang baik dan efisien akan memaksimalkan pendapatan anda.

Pastinya dalam mengelola stok barang akan jauh lebih mudah ketika anda menggunakan aplikasi yang dapat mendukung operasional dan manajemen inventory.Ukirama ERP menyediakan segala kebutuhan dalam mengelola inventaris seperti mencatat setiap pergerakan stok barang, arus keluar masuk stok barang, menyediakan laporan stok, melakukan pengecekan fisik barang dalam gudang, dan mengintegrasikan dengan bagian pembelian, penjualan dan akuntansi.

Semoga artikel ini dapat membantu dalam mengelola stok barang dalam menjalankan bisnis anda.